WhatsApp Business per hotel: come gestire i clienti in modo strategico

WhatsApp Business è un servizio di messaggistica istantanea gratuito mirato per le aziende e per liberi professionisti. A differenza della classica versione (WhatsApp Messenger) che usiamo tutti quotidianamente, WhatsApp Business ha il vantaggio di possedere una serie di funzionalità pensate esclusivamente per i brand.

In questo articolo vedremo come sfruttare WhatsApp Business per gli hotel o strutture similari.

WhatsApp Business: tutto quello che bisogna sapere

Prima di capire come utilizzare WhatsApp Business nell’ottica della ricettività è importante sapere che:

• Non è possibile utilizzare in contemporanea lo stesso numero su WhatsApp Messenger e WhatsApp Business. È possibile mantenere il proprio numero semplicemente trasferendolo su WhatsApp Business, rendendo così quest’app quella principale a discapito di WhatsApp Messenger che può essere tranquillamente disinstallato.Per conservare tutte le chat precedenti e i file multimediali consigliamo di creare un backup prima di procedere con il passaggio;
• Se non si vuole utilizzare il numero personale su WhatsApp Business in alternativa è possibile registrare un altro numero, anche di telefono fisso. Se si sceglie quest’ultima opzione la verifica del numero non avviene tramite un SMS, come accade normalmente, ma attraverso una chiamata sul numero fisso;
• Se si dispone di un telefono Dual SIM si possono avere entrambe le app sullo smartphone, ognuna associata a un proprio numero;
• È sempre possibile modificare o cambiare il numero associato a WhatsApp Business. Nelle impostazioni esiste la funzione “cambia numero” che permette di modificare quello esistente per passare a uno nuovo.

Due estensioni che possono effettivamente facilitare l’uso di WhatsApp Business sono WhatsApp Web e l’applicazione di WhatsApp per computer. È importante sottolineare tuttavia che, rispetto alla versione per smartphone, queste risultano essere un po’ più limitate (in particolare la versione app).

Attualmente è possibile utilizzare WhatsApp Business su un massimo di quattro dispositivi contemporaneamente. ATTENZIONE: si può collegare un solo telefono all’account di WhatsApp! Il principale vantaggio di questa versione è l’utilizzo dei dispositivi aggiuntivi senza bisogno che lo smartphone sia effettivamente connesso a Internet.

Ricordiamo che prossimamente sarà possibile ricercare attività commerciali, all’interno di WhatsApp, filtrando i risultati per luogo o per categorie specifiche. Il requisito per far comparire la propria azienda nei risultati è avere un account WhatsApp Business!

Ti lasciamo l’articolo che abbiamo scritto sulla geolocalizzazione per approfondire questa news di WhatsApp!

WhatsApp Business per hotel: come sfruttare lo strumento al meglio

Configurazione generale

Dopo aver scaricato e aperto l’applicazione, andando su “Strumenti attività” -> “Profilo dell’attività”, compaiono una serie voci indispensabili per la configurazione dell’account.

In questa sezione è possibile inserire una descrizione, la categoria, la posizione geografica del brand, gli orari ed infine i propri contatti (indirizzo email, social e così via).

Messaggi di benvenuto, di assenza e risposte rapide

Un’altra funzione esclusiva di WhatsApp Business, è la presenza dei messaggi di benvenuto, assenza e riposte rapide.

Messaggio di benvenuto: è un testo che ricevono in automatico gli utenti quando scrivono all’account WhatsApp Business di un brand per la prima volta o dopo 14 giorni di inattività.

Messaggio di assenza: serve ad inviare in automatico un messaggio quando non si è disponibili. Inoltre, WhatsApp permette di impostare l’orario in cui inviare il messaggio.

Risposte rapide: permettono di creare a priori delle frasi da utilizzare in qualunque momento durante una conversazione. Si usano principalmente per rispondere a domande frequenti.

Il catalogo e il carrello

Catalogo: permette di creare schede di prodotti e servizi da mostrare ai propri clienti. La configurazione di un articolo prevede di inserire: almeno un’immagine, il nome, il prezzo (facoltativo), una descrizione (facoltativa), un link che rimanda all’acquisto (facoltativo) e un codice articolo (facoltativo). Una volta terminata la creazione, il prodotto/servizio deve superare la fase di revisione da parte di WhatsApp. Questa operazione può essere fatta direttamente nell’app o su WhatsApp Web.

Carrello: consente ad un utente di inserire tutti gli articoli che desidera proprio come se fosse un e-commerce, modificare eventualmente le quantità desiderate e di inviarlo in chat all’azienda per procedere con l’acquisto.

Ti anticipiamo che in futuro sarà possibile effettuare i pagamenti direttamente all’interno di WhatsApp, senza dover necessariamente uscire dalla conversazione per ultimare la transazione di acquisto.

I broadcast

Possiamo considerare I broadcast come se fossero delle vere e proprie newsletter che avvengono però direttamente su WhatsApp. Questo strumento consente di inviare uno stesso messaggio in contemporanea ad una particolare lista (ogni lista broadcast può contenere massimo 256 contatti). I membri non possono sapere in quale lista sono stati inseriti. Una eventuale risposta verrà visualizzata nella chat in privato e non anche dagli altri partecipanti. Un prerequisito estremamente importante per far funzionare le liste broadcast è che gli utenti, per leggere i messaggi pubblicati, abbiano salvato il numero del brand in rubrica.

Le etichette

Le etichette permettono di assegnare a un’intera chat o ad uno specifico messaggio, un testo come promemoria. Le etichette create di default da WhatsApp sono: nuovo cliente, nuovo ordine, in attesa di pagamento, pagato, ordine completato.

Come usare WhatsApp Business prima, durante e dopo il soggiorno

Dopo aver approfondito le principali funzionalità di WhatsApp Business, vediamo come applicarle nel settore della ricettività.

Sicuramente può essere utilizzato prima, durante e dopo il soggiorno dei visitatori; la fantasia è l’unico limite!

Prima del soggiorno: ancora prima della prenotazione, WhatsApp Business può essere inserito nel proprio sito come mezzo di assistenza per chiarire eventuali dubbi o risolvere problematiche in tempo reale.

Dopo la prenotazione, invece, lo si può sfruttare per inviare un riepilogo di tutte le informazioni principali, come l’orario di check-in e check-out, l’indirizzo della struttura, numero delle stanze prenotate e così via.

Durante il soggiorno: sia prima ma soprattutto durante l’arrivo dei turisti, è consigliato richiedere di far memorizzare il numero della struttura nella propria rubrica, per ricevere eventuali comunicazioni. Come spiegato nel paragrafo dedicato ai broadcast, gli utenti devono aver salvato sul telefono il numero dell’albergo affinché possano ricevere questa tipologia di messaggi.

I broadcast sono utili e comodi per comunicare un messaggio a più persone contemporaneamente, rispettandone comunque la privacy, ed evitando così di scrivere in privato ad ogni singolo visitatore.

In linea generale, durante il soggiorno si può sfruttare WhatsApp Business per ricordare gli orari di eventi specifici, della colazione, la password del WIFI, servizio in camera (grazie al catalogo creato su WhatsApp Business) ecc.

Ovviamente, anche in questo caso il sistema può fungere da assistenza in tempo reale.

Dopo il soggiorno: al termine per pernottamento, si può usare WhatsApp Business per ringraziare nuovamente il visitatore e per richiedere una recensione, fornendo tutti i link utili.

È possibile inviare i contatti principali della struttura ricettiva, come i social, per rimanere aggiornati su novità e promo varie.

Se vuoi approfondire ancora di più le funzionalità di questo strumento. ti invitiamo a leggere il nostro articolo e scaricare gratuitamente la guida: Come funziona WhatsApp Business: la Guida 2023.

Necessiti di un aiuto con la gestione di WhatsApp Business?

Scrivici e ti aiuteremo molto volentieri!

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